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Présentation de l’applicatif Kairos

KAIROS est un applicatif de Pôle emploi permettant aux organismes de formation de transmettre à Pôle emploi les informations relatives au parcours de formation du demandeur d’emploi*.

*Le décret n° 2017-1019 du 9 mai 2017 modifié par le décret n°2019-1386 du 17 décembre 2019 – art.1 indique que l’information de l’entrée effective en formation, de l’interruption et de la sortie effective de la formation des personnes inscrites sur la liste des demandeurs d’emploi ou bénéficiant d’un accompagnement personnalisé au sein des missions locales et des Cap emploi, doit être assurée dans les 3 jours sous forme dématérialisée.

Sommaire
1 – Accéder à KAIROS
2 – Inscrire un demandeur d’emploi en formation
3 – Informer Pôle emploi des données liées au parcours de formation du demandeur d’emploi
4 – Facturer ses formations
5 – Piloter et assurer le suivi des formations

 

Que peut-on saisir dans KAIROS ?
Découvrez la présentation de KAIROS avec les liens vers les contenus dédiés à vos saisies dans KAIROS.

 

Cliquez sur l’image pour agrandir

 

1 – Accéder à KAIROS

Pour avoir accès à KAIROS, vous devez faire une demande d’habilitation à KAIROS.

• Connexion à KAIROS

Une fois cette demande effectuée et acceptée, vous recevrez un mail avec vos identifiants et mot de passe pour accéder au portail emploi de Pôle emploi. Une fois connecté au Portail emploi :

• Vous devez vous habiliter à Kairos via l’applicatif Gid Partenaires, l’outil de gestion des habilitations à kairos.

Consultez le guide de l’applicatif Gid Partenaires

• Une fois votre habilitation effective, vous devez ensuite gérer les habilitations des utilisateurs de votre structure.

Vous avez maintenant accès à KAIROS !

 

• Déclarez votre certification qualité Qualiopi

Dès votre 1ère connexion à KAIROS, vous devez déclarer votre certification qualité Qualiopi dans l’onglet « Informations prestataire / Qualité ».
Cette déclaration vous permet la saisie des devis dans KAIROS : Aide Individuelle à la Formation (AIF) et Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle (POEI).

Consultez le guide sur la déclaration de votre certification Qualiopi

 

• Visualisez votre offre de formation

Vous avez renseigné votre offre de formation dans le CARIF OREF de votre région ? KAIROS récupère ces données pour les afficher dans votre offre de service (page d’accueil de KAIROS).
Vous visualisez ainsi vos sessions de formation avec les financeurs sur lesquelles vous pouvez renseigner vos périodes d’interruption de plus de 15 jours calendaires.

Vos formations sont visibles des demandeurs d’emploi sur pole-emploi.fr/trouver ma formation et l’application mobile Ma formation, des conseillers Pôle emploi, Missions locales et Cap emploi.

A noter : si vous avez des modifications à apporter sur vos formations visibles dans KAIROS, vous devez les faire directement depuis votre CARIF régional. Elles seront automatiquement intégrées dans KAIROS sous quelques jours.

Concernant les formations éligibles au CPF, vous devez référencer vos formations directement dans EDOF.

 

2 – Inscrire un demandeur d’emploi en formation

• Créez vos devis AIF, AFPR ou POEI

Suite à la demande d’un demandeur d’emploi, vous pouvez créer un devis d’Aide Individuelle à la Formation (AIF) directement depuis KAIROS.

Le devis est alors transmis au demandeur d’emploi dans son espace personnel sur pole-emploi.fr ou l’application mobile Ma Formation, pour acceptation ou refus. Dès acceptation par le demandeur d’emploi, le devis est transmis à son conseiller Pôle emploi pour validation ou refus.

Dans le cadre d’une demande de devis de la part d’un employeur qui met en place une Action de Formation préalable au Recrutement (AFPR) ou une Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle (POEI), vous pouvez également créer un devis depuis KAIROS Nouvelle Génération (KAIROS NG), en proposant un plan de formation.

La demande doit être validée par le conseiller Pôle emploi depuis son applicatif et le demandeur d’emploi depuis son espace personnel pole-emploi.fr.

A noter : si vous n’avez pas d’offre de formation créée pour la demande, vous avez la possibilité de créer vos sessions directement depuis KAIROS NG.

A la validation du devis par Pôle emploi, le demandeur d’emploi est inscrit en formation via AIS (Attestation d’inscription en Stage).

 

• Choisissez la modalité de recrutement adaptée

Recruter vos futurs stagiaires en sélectionnant la modalité à votre disposition dans KAIROS, adaptée à votre besoin de recrutement ou selon le financeur de la formation. Consultez le détail des modalités de recrutement.

Une fois le rendez-vous effectué, vous devez saisir le résultat (Retenu ou non). Pour les formations Action de Formation Conventionnée (AFC) 2019, 100% FOAD et NUM, saisissez un Plan Individualisé de Formation.

• L’inscription en formation du demandeur d’emploi (AIS) se fait automatiquement après votre saisie du résultat « Retenu » et après validation par Pôle emploi.
• La saisie du « Non Retenu » actualise le dossier du demandeur d’emploi et facilite l’accompagnement par son conseiller en évolution professionnelle.
• Concernant les formations achetées dans le cadre des marchés AFC avec Pôle emploi, l’inscription en formation du demandeur d’emploi est liée à la transmission du PIF (Plan Individualisé de Formation) auprès du demandeur d’emploi et du conseiller (ou la validation du PIF par le demandeur d’emploi pour les formations 100% FOAD).

A noter : Vous avez également la possibilité d’inscrire un demandeur d’emploi directement en formation sans passer par un recrutement préalable dans KAIROS.

 

3 – Informer Pôle emploi des données liées au parcours de formation du demandeur d’emploi

Le décret n° 2017-1019 du 9 mai 2017 modifié par le décret n°2019-1386 du 17 décembre 2019 – art.1 indique que l’information de l’entrée effective en formation, de l’interruption et de la sortie effective de la formation des personnes inscrites sur la liste des demandeurs d’emploi ou bénéficiant d’un accompagnement personnalisé au sein des missions locales et des Cap emploi, doit être assurée dans les 3 jours sous forme dématérialisée.

Concernant les formations éligibles au CPF, les données sont à saisir dans EDOF et seront transmises à Pôle emploi (excepté pour la saisie de l’assiduité pour les formations avec un abondement Pôle emploi, à saisir directement dans KAIROS.). Consultez le détail sur la gestion de l’assiduité.

 

• Déclarez l’entrée en formation au 1er jour

Le 1er jour de la formation, vous devez attester de la présence du demandeur d’emploi, en saisissant depuis KAIROS l’Attestation d’Entrée en Stage (AES).

Cette information permet de mettre à jour le dossier Pôle emploi du demandeur d’emploi et par conséquent modifier son statut en stagiaire de la formation professionnelle.

 

• Déclarez l’absence ou l’abandon en cours de formation

Chaque mois de la formation, vous devez renseigner les absences ou abandon éventuels au fil de l’eau. Consultez le détail sur la gestion de l’assiduité.

L’attestation d’assiduité permet le versement de la rémunération de formation des demandeurs d’emploi.

 

• Déclarez la sortie de formation et saisir le bilan de formation.

Dès le lendemain de la fin d’une formation financée par Pôle emploi (AIF, AFC, 100%FOAD, POEC …), vous devez obligatoirement saisir le bilan de fin de formation. Ce bilan est transmis au demandeur d’emploi dans son espace personnel sur pole-emploi.fr et l’application mobile Ma Formation, ainsi qu’à son conseiller Pôle emploi.

 

4 – Facturer ses formations

A la fin de vos formations, vous devez déposer vos factures dans Chorus Pro et transmettre à Pôle emploi vos justificatifs de réalisation de la prestation.

Consultez le sujet dédié à la facturation

 

5 – Piloter et assurer le suivi des formations

Depuis les tableaux de bord « Action et pilotage » dans KAIROS ou depuis KAIROS Nouvelle Génération, vous pouvez suivre et piloter vos sessions de formation :

 

• Suivez le remplissage de vos formations

Vous pouvez suivre vos sessions avec rendez-vous ou ouverte sur candidature, vos inscriptions en formation et votre taux de remplissage de session, vos saisies du PIF

• Suivez vos saisies liées à l’entrée, assiduité et bilan

Vous êtes alerté des entrées, des assiduités et des bilans en attente de saisie sur vos sessions.

• Suivez l’état d’avancement de vos devis

Vous pouvez suivre les devis selon leurs statuts (en brouillon, en attente de validation, validés et refusés).

• Suivez la facturation pour les formations AFC 2019

Vous pouvez suivre la gestion de livrable de facturation, les demandes de service fait à valider ou en brouillon.

 

KAIROS ET KAIROS NOUVELLE GENERATION
Pour vous faciliter l’utilisation de KAIROS, Pôle emploi a initié un nouveau KAIROS accessible depuis un smartphone ou tablette !
Ainsi depuis le portail emploi, vous avez 2 liens d’accès à KAIROS :

• KAIROS
• KAIROS Nouvelle Génération (KAIROS NG), uniquement pour les fonctionnalités de création devis AFPR ou POEI, de la mise en place de la modalité inscription sur candidature, de la gestion des formations 100% FOAD (inscription, PIF et suivi), et du service fait et paiement avec l’Optimisation de la Chaine de la Dépense (OCD)