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La saisie d’un devis dans Kairos

Dans le cadre de financement individuel avec Pôle emploi, vous pouvez être sollicité pour une demande de devis de la part :

  • du demandeur d’emploi pour suivre une formation avec une prise en charge par Pôle emploi dans le cadre de l’Aide Individuelle de Formation
    ou
  • de l’employeur dans le cadre de formation préalable au recrutement avec une prise en charge Pôle emploi par les dispositifs AFPR – Action de Formation Préalable au Recrutement ou POEI – Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle. Ces 2 dispositifs de Pôle emploi sont des aides versées à l’employeur pour permettre de proposer une formation d’adaptation au poste de travail. L’objectif est de résorber l’écart entre les compétences du candidat retenu par l’employeur et les compétences requises pour le poste.

Créer, gérer et suivez vos devis dans KAIROS !

 

1. Le processus de saisie d’un devis

Le processus de saisie d’un devis se fait en 3 étapes dans KAIROS :

  • Créez votre devis en remplissant les champs demandés
  • Transmettez votre devis pour validation ou refus par le demandeur d’emploi ou l’employeur et Pôle emploi
  • Visualisez en temps réel les étapes d’avancement de votre devis

 

2. Pour saisir un devis AIF

  • Depuis KAIROS, vous sélectionnez le demandeur d’emploi pour lequel vous devez saisir un devis, puis la session concernée. Vous remplissez les champs demandés du devis.
  • Vous transmettez le devis au demandeur d’emploi, qui le reçoit sur son espace personnel sur pole-emploi.fr ou sur l’application mobile Ma Formation. Il doit alors l’accepter ou le refuser.
    A noter :
    le devis est modifiable par vos soins tant que le demandeur d’emploi ne l’a pas validé.
    Les devis validés par les demandeurs d’emploi sont transmis automatiquement à leur agence Pôle emploi pour validation ou refus
  • Depuis votre tableau de bord Pilotage, dans l’onglet « devis AIF », vous visualisez l’état d’avancement de vos devis par statut.

A noter :

  • Pôle emploi examine votre proposition en cohérence avec le projet de formation du demandeur d’emploi pour un retour à l’emploi rapide.
  • Après validation du devis par Pôle emploi, le demandeur d’emploi est inscrit à la formation (AIS), vous indiquez dans KAIROS l’entrée en formation, les éventuelles absences ou abandon au fil de l’eau et attestez l’assiduité chaque fin de mois, puis saisissez le bilan de fin de formation comme pour vos autres formations.
  • Un demandeur d’emploi qui souhaite se positionner sur une session éligible au CPF en utilisant ses droits CPF, doit se connecter à l’application Mon Compte Formation par laquelle il vous sollicite pour recevoir une proposition commerciale. Proposition que vous pouvez saisir depuis EDOF et lui transmettre. Vous ne devez alors pas saisir de devis AIF depuis KAIROS.

 

3. Pour saisir un devis AFPR ou POEI

Pour répondre à la demande d’un employeur, depuis KAIROS Nouvelle Génération (NG), dans la rubrique « créer un devis ».

Chercher la convention
L’employeur doit vous transmettre le numéro de convention que vous renseignez afin de retrouver l’intégralité des éléments de la convention dans KAIROS : entreprise, poste à pouvoir, demandeur d’emploi concerné.

Chercher la session
Vous sélectionnez la session de votre catalogue à partir de laquelle vous souhaitez établir votre devis. Les éléments de la session remontent automatiquement. Si aucune session n’existe, vous pouvez en créer une depuis KAIROS Nouvelle Génération (section « Créer une session »).

Compléter et transmettre le devis

  • Les informations demandées sont renseignées et vous avez joint le plan de formation au devis. Le devis est alors transmis automatiquement à l’employeur dans son espace sur pole-emploi.fr pour prise de décision.
  • Une fois validé par l’employeur, il est transmis au demandeur d’emploi dans son espace personnel sur pole-emploi.fr pour prise de décision.
    Dès validation par l’employeur, Pôle emploi étudie la demande avant transmission au demandeur d’emploi
  • Dès acceptation du devis et du plan de formation par le demandeur d’emploi, il est transmis à Pôle emploi pour prise de décision (validation ou refus de la demande)

Le suivi depuis votre Tableau de Bord

  • Depuis la page d’accueil de KAIROS Nouvelle Génération, vous suivez l’état d’avancement de vos devis grâce aux statuts affichés en temps réel (retrouvez la liste des statuts dans le Guide KAIROS NG saisir un devis APFR ou POEI)
  • Vous êtes informé du montant pris en charge par Pôle emploi et par l’employeur dès acceptation de la demande par Pôle emploi

A noter :
– Le devis est établi à l’intention d’un employeur qui vous a sollicité (par mail, courrier ou téléphone) et la formation s’inscrit dans le cadre d’une convention avec Pôle emploi (vous accédez aux conditions générales de ces conventions directement dans les écrans KAIROS).
– Créer directement votre formation dans KAIROS pour répondre au plus vite au besoin de l’employeur et au demandeur d’emploi
– Pôle emploi examine également votre proposition de formation et sa pertinence.
– Après validation de la convention par Pôle emploi, vous indiquez l’entrée en formation dans KAIROS, les éventuelles absences ou abandon et attestez l’assiduité chaque fin de mois, comme pour vos autres formations.
– L’aide est versée à l’employeur au terme de la formation et au plus tôt au jour de l’embauche. Pour la POEI, l’aide est versée directement à l’organisme de formation.

Consultez le guide de saisie d’un devis AFPR – POEI

 

IMPORTANT

Pour bénéficier d’un financement Pôle emploi, un organisme de formation doit avoir :
A partir du 1er janvier 2022, une certification Qualiopi (loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel)

Dans le cadre d’un devis POEI, vous devez également être certifié Qualiopi pour créer une session dans KAIROS NG rattachée à votre devis.

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