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La gestion de l’assiduité dans Kairos

Pour les demandeurs d’emploi en formation, le versement de leurs rémunérations mensuelles est conditionné à la double actualisation :

  1. La déclaration d’assiduité en formation établie par vos déclarations d’absences et abandons des demandeurs d’emploi.
  2. La déclaration du demandeur d’emploi, qui s’actualise entre le 28 du mois et 15 du mois suivant.

Afin de permettre le versement de la rémunération dès l’actualisation du demandeur d’emploi en formation, vous devez informer* Pôle emploi des absences et abandons éventuels depuis Kairos.

*Le décret n° 2017-1019 du 9 mai 2017 modifié par le décret n°2019-1386 du 17 décembre 2019 – art.1 indique que l’information de l’entrée effective en formation, de l’interruption et de la sortie effective de la formation des personnes inscrites sur la liste des demandeurs d’emploi ou bénéficiant d’un accompagnement personnalisé au sein des missions locales et des Cap emploi, doit être assurée dans les 3 jours sous forme dématérialisée.

 

Comment déclarer les absences et abandons dans Kairos

Pour saisir les absences ou abandons dans Kairos au fil de l’eau pendant le mois de formation, vous devez vous munir au préalable du numéro d’identifiant du demandeur d’emploi ainsi que de sa zone géographique.

Dans le menu « Parcours de formation du demandeur d’emploi », sélectionnez la session de formation sur laquelle vous avez des déclarations d’absences ou d’abandon à faire.

  • En cas d’abandon, vous devez le déclarer immédiatement sur Kairos en sélectionnant le motif d’abandon. Cette déclaration permet d’actualiser le dossier du demandeur d’emploi et faciliter l’accompagnement par son conseiller en évolution professionnelle.
  • En cas d’absence, vous devez la déclarer sans attendre en sélectionnant le motif et le justificatif du demandeur d’emploi. Cette déclaration permettra le versement de sa rémunération dès son actualisation mensuelle en fin de mois. En effet, les stagiaires absents avant le 28 de chaque mois, mais n’ayant pas été déclarés dans Kairos, seront considérés comme présents pour Pôle emploi. Le demandeur d’emploi risque ainsi de percevoir un trop perçu ! Pensez à bien nous déclarer les informations au plus tôt.

Les justificatifs que vous téléchargez depuis Kairos sont transmis automatiquement à Pôle emploi, dans le dossier du demandeur d’emploi et à Ouiform*. Selon le motif que vous avez sélectionné, le conseiller Pôle emploi voit si des actions particulières doivent être mises en œuvre ou si le projet de formation du demandeur d’emploi doit être retravaillé avec lui.

* Ouiform est un outil mis à disposition des conseillers Missions Locales et Cap emploi pour faciliter le positionnement en formation. Il est déployé dans toutes les régions sauf Nouvelle Aquitaine

• Liste des motifs

 

* Ces motifs ne donnent pas lieu à retenue sur les rémunérations de stage pour les durées indiquées. Les 6 premiers sont extraits du Code du Travail (article L3142-4)

A retenir : lorsque vous avez saisi une absence ou un abandon, les modifications ne sont possibles que le jour même. Le flux des données étant transmis chaque soir à Pôle emploi et à Ouiform, par la suite vous ne pourrez plus modifier vos saisies.

S’il vous reste des absences ou des abandons à saisir pour le mois de la formation, vous pouvez procéder à des régularisations jusqu’au 15 du mois suivant. Toutefois, cela pourra engendrer un trop-perçu pour le demandeur d’emploi.

 

Cas particulier pour les formations financées par le CPF du demandeur d’emploi via Mon Compte Formation

Si le demandeur d’emploi, via Mon Compte Formation, finance sa formation avec son CPF et le reste à charge éventuel avec sa carte bleue, vous n’avez rien à saisir dans Kairos. Toutes les données sont à saisir dans EDOF.

Si le demandeur d’emploi, via Mon Compte Formation, finance sa formation avec son CPF et fait une demande d’abondement à Pôle emploi pour son reste à charge et que cette demande est acceptée par Pôle emploi :

  • Vous renseignez dans EDOF la date d’entrée et de sortie et le taux de réalisation. Ces informations sont communiquées à Pôle emploi.
  • Durant la formation, vous devez saisir dans Kairos les absences du stagiaire au fil de l’eau.

Consultez le guide Consultez le guide « Gérer un dossier de formation avec demande d’abondement Pôle emploi » pour plus d’informations.

 

Qui saisit ces informations : l’organisme de formation responsable ou l’organisme de formation dispensateur ?

  • Si en tant qu’organisme de formation responsable, si vous dispensez la formation, vous devez alors saisir les absences et abandons des stagiaires dans Kairos.
  • Si la formation est dispensée par un autre organisme, c’est le dispensateur qui saisit les absences et abandons des stagiaires dans Kairos.

 

Retrouvez toutes les réponses à vos questions en consultant la rubrique Assiduité des Questions Réponses.

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