Sujets utiles
La gestion de la facturation
Comment facturer vos formations financées par France Travail ?
En tant qu’organisme de formation, vous avez réalisé des formations financées par France Travail dans le cadre d’un :
- devis pour une Aide Individuelle de Formation (AIF) demandé par un demandeur d’emploi ou par un adhérent CSP (Contrat de Sécurisation Professionnelle)
- devis pour une Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle (POEI) suite à une demande d’un employeur
- marché d’Action Formation Conventionnée 2019 (AFC 2019)
- marché d’Action Formation Conventionnée pour les métiers du numérique (Marché Num 2021)
- marché d’Action Formation Conventionnée 100% FOAD (Marché 100% FOAD)
et vous souhaitez obtenir le paiement de votre facture finale (ou de factures intermédiaires selon les modalités du contrat conclu). Retrouvez dans cet article les 6 points essentielles à connaitre concernant la facturation :
1 – Créez votre compte sur le site Chorus Pro puis déposer votre facture
2 – Renseignez les mentions obligatoires sur la facture
3 – Renseignez sur chaque facture le SIRET de France Travail à facturer et le numéro d’engagement
4 – Téléchargez les pièces justificatives nécessaires au paiement de votre facture
5 – En cas de suspension ou rejet de votre facture
6 – Le contrôle du service fait
A noter :
Cet article ne traite pas des Actions de Formation Préalable à l’Embauche (AFPR) ou des Préparations Opérationnelles à l’Emploi Collectives (POEC), car vous n’avez pas à émettre de facture, le paiement se fait directement avec l’entreprise pour l’AFPR et l’OPCO pour la POEC.
Pour les organismes de formation attributaires des marchés AFC 2019 et AFC Num 2021, consultez l’article dédié sur la refonte de la chaine de paiement avec l’Optimisation de la Chaine de la Dépense (OCD), en cliquant ici.
Pour les devis AIF demandés par un adhérent CSP, consultez le kit spécifique AIF CSP pour la facturation en cliquant ici.
1. En tout premier lieu, vous devez créer votre compte sur le site Chorus Pro puis déposer votre facture France Travail
En effet, afin de simplifier la vie des entreprises et de réduire les délais de paiement, les administrations publiques se sont dotées de la plateforme Chorus Pro pour la réception de toutes les factures de leurs fournisseurs.
N’hésitez pas à consulter les fiches pratiques sur la communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/
» Fiche « Créer un compte »
» Fiche « Saisir une facture »
Toutes les factures à destination de France Travail doivent obligatoirement être déposées dans Chorus Pro, dès la date de fin de la formation.
Pour que votre facture soit recevable par France Travail, vous devez :
2. Renseignez les mentions obligatoires sur la facture
Votre facture doit être libellée à l’ordre de France Travail avec les mentions obligatoires suivantes :
- la raison sociale et le SIRET de la structure à facturer
- la date de l’émission de la facture
- l’identification complète de l’organisme de formation (raison sociale, numéro de SIRET et adresse de facturation)
- la numérotation de la facture
- le numéro de la convention, attribué par France Travail (ex : 41C12G3456789)
- les dates de début et de fin de formation
- le nombre d’heures-stagiaire effectivement réalisé
- le montant total à payer TTC
Sur les factures d’avoir doivent figurer, en plus des éléments obligatoires ci-dessus :
- le montant correspondant aux heures réalisées
- le montant du (des) acompte(s) versé(s)
- le solde négatif à rembourser à France Travail
Vos références bancaires ne sont pas obligatoires mais recommandées pour éviter toute erreur de compte (sauf si vous joignez votre RIB).
Le nom, prénom et/ou numéro d’identifiant du demandeur d’emploi sont également recommandés pour éviter toute erreur de rapprochement entre votre facture et le bénéficiaire.
3. Renseignez sur chaque facture le SIRET de France Travail à facturer et le numéro d’engagement
- le numéro de SIRET de l’antenne France Travail que vous devez facturer – Retrouvez les SIRET France Travail en cliquant ici
- le numéro d’engagement correspondant à la facture est une information obligatoire qui doit être renseignée pour chaque facture pour faciliter le rapprochement de celle-ci avec les formations réalisées – Pour connaitre la composition du numéro d’engagement selon le dispositif de financement France Travail, cliquez ici
Attention : un numéro d’engagement erroné ne permettra pas le traitement de votre facture qui sera systématiquement rejetée.
4. Téléchargez les pièces justificatives nécessaires au paiement de votre facture
Afin de faciliter le traitement de la facture, tous les documents demandés devront être joints à la facture lors de son dépôt sur le portail Chorus Pro. Un dépôt incomplet ne permettra pas le traitement de votre facture et de votre paiement et entraînera une suspension de votre facture par les services de France Travail. Pensez également à joindre à votre facture votre RIB, si celui-ci est non indiqué sur votre facture.
Consultez les pièces justificatives demandées par France Travail selon le dispositif de financement en cliquant ici.
5. En cas de suspension ou rejet de votre facture
La suspension de votre facture intervient lorsque:
- les pièces justificatives sont manquantes, erronées ou incohérentes
- et/ou en cas d’incohérences dans les informations
Dans la zone « commentaires », il vous sera indiqué la raison précise de cette suspension. La levée de la suspension se fait lorsque vous aurez déposé de nouveaux éléments dans chorus Pro. Vous devez valider de nouveau votre facture afin que France Travail puisse prendre connaissance des nouveaux éléments ajoutés.
Le rejet de votre facture intervient lorsque:
- les mentions obligatoires devant figurer sur vos factures ne sont pas respectées
- Le montant de la facture est erroné
- La facture finale est déposée alors que la formation est toujours en cours
Dans la zone « commentaires », il vous sera indiqué la raison précise de ce rejet. Vous devez refaire votre facture et la transmettre à nouveau sans omettre les pièces justificatives.
6. Le contrôle du service fait (à l’exception des AIF-CSP)
France Travail peut vous demander, à tout moment et pendant une période de quatre ans à compter de la date de fin de la formation, toute pièce justifiant la réalisation de la formation, l’accompagnement du stagiaire, ou bien la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation de la formation.
Les pièces suivantes pourront notamment être produites pour justifier de l’exécution des prestations :
- les documents relatifs à la formation remis au stagiaire ;
- les évaluations organisées ;
- les relevés de fréquentation pour les formations en ligne rendant compte des durées et horaires de connexions ;
- les justificatifs permettant d’attester de la réalisation de travaux à distance ;
- les justificatifs permettant d’attester d’un accompagnement pour les formations à distance ;
- l’attestation de passage de la certification (ou à défaut l’attestation de réussite de la certification) ;
- Les feuilles de présence ou toutes pièces attestant la réalisation de l’action.
Vous disposez d’un délai de cinq jours ouvrés pour transmettre les pièces justificatives attestant du service fait.
Vous pouvez également consulter le kit reprenant toutes les informations nécessaires à votre facturation, mis à votre disposition ci-dessous
